本館典藏部承擔著征集收藏、科學管理和妥善保護藏品的重要任務。保管工作要求做到“制度健全、帳目清楚、鑒定確切、編目詳明、保管妥善、查用方便”。為使貝類標本等藏品得到妥善的保護管理和充分合理的利用,在遵循《中華人民共和國文物保護法》、《中華人民共和國文物保護法實施條例》、《博物館藏品管理辦法》等法律法規體系基礎上,結合我館實際,制定了《青島貝殼博物館藏品征集保管工作制度》。
第一條  根據《中華人民共和國文物保護法》、《中華人民共和國政府采購法》和《山東省博物館藏品管理辦法》等有關規定,結合本館藏品征集工作實際情況,為提高藏品征集工作質量和效率,加強管理,特制訂本辦法。
第二條  本辦法所涉及的藏品征集工作是指根據本館自身的性質、任務、藏品現狀和發展需要,通過購買、接受捐贈、依法交換、移交以及法律、行政法規規定的其它方式征集藏品的業務活動。
第三條  藏品征集工作必須遵循科學合理的原則,設立專門的工作機構,有目的、有計劃、有步驟地開展經常性的征集工作。
第四條 典藏部負責制定本館藏品征集工作規劃,審批藏品征集年度計劃、征集專項資金計劃以及征集經費支出及結算。
第五條 委托國家認可、具有權威鑒定評估資質的第三方鑒定評估咨詢機構,組織相關領域專家對擬征集藏品進行鑒定評估,出具規范、具有法律效力的鑒定評估咨詢報告。
第六條 根據本館主題和定位,確定藏品征集范圍。主要分三大部分:各類貝殼的自然標本、遠古時期生活在海洋中的貝類形成的化石以及早期人類文明至近代的以貝殼為材質或質地的器具或藝術品。
第七條 藏品征集主要通過以下幾種方式獲取藏品:
(一)購買。藏品合法擁有者(或單位)自愿有償轉讓且符合本館征集需要的藏品,經鑒定評估確認后,以雙方認可的價格進行購買。(二)捐贈。接受公民、法人和其他組織的捐贈,與捐贈者簽訂捐贈協議,并頒發收藏證書或獎金。(三)拍賣。有選擇地參加一些資信好、品質高的拍賣會,競拍溢價率按征集評估程序確定。

本辦法最終解釋權在青島貝殼博物館。

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